Direktørens
gode råd til planlægningen af en grupperejse

Der er et hav af detaljer og logistik, man skal have styr på, når man skal arrangere en firmatur, hvor alt skal spille, medarbejderne eller kunderne skal forkæles. Turen skal blive alle pengene værd. Og derudover er der nogle helt vitale GDPR-, forsikrings- og sikkerhedsaspekter, som naturligvis skal være i orden.

Direktør i Travel Sense, Camilla Andersen, giver her et indblik:

Start bagfra

Budget

Overvej først og fremmest, hvad I vil have ud af rejsen. Hvad er målet? Hvilken effekt ønsker I på den lange bane? Når I har besvaret det spørgsmål, kan I begynde at konkretisere, hvordan I skal gribe det an.

Budgettet er fuldstændig afgørende at få på plads. Hvor mange mennesker skal med på turen, og hvad koster det så? Lad være med at droppe de små ting, som fx velkomstdrinken – så hellere overveje destinationen en ekstra gang eller udsætte rejsen, til budgettet er større, og man kan gøre det ordentligt og prioritere de små ting. Udfordringen er at estimere udgifter korrekt, hvis man ikke har erfaring med grupperejser.

Hvad er formålet med rejsen, og hvor lang tid skal I være afsted? Er det en faglig tur, skal man selvfølgelig overveje, hvor man har de rette muligheder, faciliteter og kontakter. Er det en belønningstur, kan man i højere grad gå efter destinationer med flot natur eller strand. Destinationen afhænger naturligvis også af rejsens længde – så tiden bruges optimalt og ikke spildes i flyet. Husk også at undersøge visumregler.

På stort set alle firmarejser er der et element af fagligt indhold. Planlæg programmet nøje, så det er balanceret og engagerende. En typisk udfordring er at få kontakt til de rette personer i ambassader, handelskamre eller virksomheder, man ønsker at besøge – især hvis man ikke har netværket på forhånd.

Når der indhentes oplysninger til tilmelding, skal man være opmærksom på GDPR-reglerne, og man skal være rustet til at håndtere alle informationer: pasnumre, værelsesfordeling, ankomst/afrejse, allergier, madpræferencer osv. Det er her, vores skræddersyede tilmeldingssystem gør livet betydeligt lettere – både for os og for vores kunder.

Destination og periode

Fagligt indhold

Tilmelding

Logistik

Kommer alle medrejsende fra Danmark, eller kommer nogle fra udlandet og skal have særlig flyrejse? Kommer nogen fra Jylland og andre fra Sjælland, skal rejserne koordineres fra flere steder i landet? Er bussen klar i lufthavnen ved ankomst? Giver det mening at chartre et fly? Husk at have styr på hele logistikken fra start til slut.

Hotellet er vigtigt for en vellykket tur. Er rengøringsniveauet eksempelvis i orden? Er der vinduer på alle værelser? Er maden god? Og på nyere hoteller skal man være opmærksom på, om badeværelserne har glasvægge eller døre – især ved delte værelser. Deler man værelse med en kollega, foretrækker de fleste noget privatliv på den front.

Skal folk bo alene eller på dobbeltværelser? Det er tit et spørgsmål om økonomi, men også om det sociale. Og skal de bo to og to, skal det ske efter de rejsendes ønsker via tilmeldingssystemet, så hotellet på forhånd får besked og kan have det hele klar ved ankomst.

Mad og drikke under transporten? Allergier, veganer, vegetarer? Fri bar eller egenbetaling?. Kulinarisk oplevelse eller buffet? Research af restauranter i forhold til både kapacitet og niveau! Listen er lang, når det kommer til forplejning, og det er vigtigt at træffe de rigtige valg, for det er noget af det, gæsterne sætter allermest pris på.

Vi allierer os altid med nogen i vores netværk, der kan sproget og kender området. Man kan ikke forvente, at buschauffører og andre lokale kan engelsk, og står du i en presset situation, kan en sprogbarriere blive en alvorlig udfordring.

Værelsesfordeling

Forplejning

Lokalt kendskab og sprog

Forsikringer

Kriser

Sørg for at have forsikringerne i orden. Hvordan er I stillet i tilfælde af konkurser, aflysninger eller strejker? Og hvad med ulykker, kritisk sygdom og vejrforhold? Det kan være en jungle at sikre sig tilstrækkeligt, og her kan vi som bureau sikre, at alt er dækket.

Er I gearet til at håndtere, hvis en af gæsterne falder om, bliver syge, I udsættes for kriminalitet eller lignende? Det er i disse situationer, at rutine, erfaring og lokalt kendskab har afgørende betydning for den rette håndtering af situationen. Ikke mindst fordi en erfaren partner har overblikket og ved præcis, hvordan man skal agere.

Hvordan sikrer I jer den rette pris på rejser, hoteller, restauranter mv? Det er tidskrævende at opnå den rette pris og forhandle med alle leverandører, men der er stor gevinst at hente. Det er også her, vi som rejsebureau kan sikre jer bedre priser og besparelser.

Vores fornemste opgave er at skabe tryghed og sikkerhed for vores kunder. Derfor er vores dialog med kunderne både nærværende, åben og ærlig, så vi sikrer en klar forventningsafstemning. Vi tager os af al praktikken, og vi er garanter for rejsens gode gennemførelse. Det er vigtigt for mig, at kunden når sit mål med rejsen, at folk tager hjem fra turen og har fået en helt igennem god oplevelse, og at der bliver talt positivt om turen i mange år fremover.

Forhandlinger

Rejsebureauets rolle

Fortvivl ikke
Lad dig ikke slå ud af den lange tjekliste.
Firmarejserne betaler sig – se de otte gode grunde HER

Skal vi tage et uforpligtende møde?
Tlf.: +45 70230656

E-Mail: Camilla@travelsense.dk